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Struktur im Projektalltag – mit Jira den Überblick behalten

Im Oktober haben wir gezeigt, wie Projektteams mithilfe der Eisenhower-Matrix klare Prioritäten setzen und welche Rolle Miro dabei spielt. Doch eine Priorisierung ist immer nur der erste Schritt. Denn sobald entschieden ist, was wichtig ist, muss sich im Alltag zeigen, ob diese Entscheidungen auch wirklich umgesetzt werden. Genau hier trennt sich oft die Theorie von der Praxis: Aufgaben geraten unter Zeitdruck durcheinander, Abhängigkeiten zwischen Teams werden sichtbar und ohne eine gemeinsame Struktur drohen Entscheidungen im Tagesgeschäft zu verpuffen.


Der November-Beitrag widmet sich deshalb der Frage:

Wie behalten wir im Alltag den Überblick, wenn viele Aufgaben parallel laufen, Abhängigkeiten bestehen und sich Anforderungen ständig ändern?

Unsere Antwort: Strukturierung durch Task-Management mit Jira. Denn Prioritäten allein reichen nicht – sie müssen in konkrete Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe übersetzt werden. Jira bietet dafür den Rahmen: Von der zentralen Erfassung aller To-Do‘s über die transparente Visualisierung in Boards bis hin zur Nachverfolgung von Fortschritt und Abhängigkeiten.


Weshalb Jira für Projektteams so wertvoll ist

Jira ist ursprünglich als „Bug-Tracking-Tool“ (Fehlerverfolgungs-System) für die Softwareentwicklung entstanden und hat sich zu einem der weltweit führenden Projekt- und Aufgabenmanagement-Systeme entwickelt. Heute nutzen nicht nur IT-Teams, sondern auch Fachbereiche und ganze Unternehmen Jira, um ihre Arbeit zu planen, zu steuern und transparent darzustellen. Mit flexiblen Workflows, anpassbaren Boards und zahlreichen Integrationen lässt sich das Tool an unterschiedliche Projektmethoden anpassen – von klassischem Projektmanagement bis zu agilen Frameworks wie Scrum.


Jira unterstützt Teams dabei:

  • Aufgaben sichtbar zu machen (von der Sammlung aller Aufgaben bis hin zur Fertigstellung)

  • Verantwortlichkeiten klar zu verteilen

  • Fortschritte kontinuierlich zu prüfen

  • Abhängigkeiten zu erkennen und Engpässe frühzeitig zu adressieren


Praxisbeispiel: Das Solufi Team Board

Bei Solufi setzen wir Jira nicht nur in Kundenprojekten ein, sondern auch für unsere eigenen internen Vorhaben. So steuern wir Projekte, an denen mehrere Kolleg*innen gleichzeitig arbeiten – transparent, nachvollziehbar und ohne Informationsverlust.


Ein anschauliches Beispiel ist die Entwicklung unseres Self-Management-Guides. Unterschiedliche Aufgaben wie Inhalte recherchieren, Kapitel ausformulieren oder Illustrationen erstellen laufen dabei parallel. Jira hilft uns, diese Arbeitsschritte so zu strukturieren, dass jeder den Überblick behält und Abhängigkeiten sofort sichtbar werden.


Abbildung 1: Auszug Jira Solufi Team Board
Abbildung 1: Auszug Jira Solufi Team Board

Das gezeigte Solufi Team Board macht diese Transparenz deutlich:

  • Im Backlog liegen Aufgaben, die noch keiner Person im Team zugewiesen wurden, etwa das Kapitel „Fehlertoleranz“ ausformulieren.

  • Unter Offen finden sich neue To-Do‘s wie „Illustrationen erstellen“.

  • Der Bereich In Arbeit zeigt laufende Aufgaben, aktuell z. B. das Kapitel „Fokus“.

  • In Review befinden sich Kapitel wie „Motivation“, die bereits erstellt, aber noch im Feedbackprozess sind.

  • In Fertig erscheinen die abgeschlossenen Kapitel wie „Disziplin“.


Somit hat das gesamte Team einen Überblick, wie weit das Projekt vorangeschritten ist, welche Aufgaben noch offen sind und wo Rückmeldungen fehlen. Für die Projektleitung bedeutet das: Sie muss nicht ständig nachfragen, sondern sieht auf einen Blick, wie sich das Projekt entwickelt. Für die Teammitglieder bietet es Sicherheit, weil alle wissen, wer woran arbeitet und wo möglicherweise Unterstützung gebraucht wird.

 

💡In der folgenden Tabelle findest du weitere hilfreiche Funktionen in Jira:

Funktion

Beschreibung

Nutzen für Projektteams

Filter

Erstellung gezielter Übersichten mit Fokus auf bestimmte Informationen; Datennutzung zur automatischen Erstellung von Dashboards und Diagrammen

Schnelle Einblicke relevante Themen, z. B. offene Aufgaben, Fortschritt oder Engpässe; Zeitersparnis

Abhängigkeits-Management

Verknüpfung von Aufgaben, um Abhängigkeiten sichtbar zu machen

Frühzeitige Erkennung von Blockern und Risiken

Integration mit Tools

Schnittstellen zu Miro, Confluence, MS Teams, GitHub u. a.

Nahtloser Informationsfluss zwischen verschiedenen Systemen

Benachrichtigungen

Automatische Updates zu Statusänderungen und Kommentaren per E-Mail

Alle bleiben informiert, weniger Abstimmungsaufwand

Rechte- & Rollenverwaltung

Unterschiedliche Zugriffsrechte für Teams und Stakeholder

Sicherheit und zielgerichtete Zusammenarbeit

Fazit

Jira sorgt dafür, dass Aufgaben und Abhängigkeiten im Team klar sichtbar sind. Gerade wenn mehrere Personen oder sogar ganze Abteilungen zusammenarbeiten, kann das einen entscheidenden Unterschied machen: Alle sehen denselben Stand, wissen, woran die anderen arbeiten, und können sich aufeinander verlassen.


Tipp: Richte dein nächstes Kanban-Board in Jira ein. Starte mit den Kategorien To Do, In Progress, Done und halte es in deinen wöchentlichen Abstimmungen mit dem Team aktuell. So entsteht ein gemeinsamer Arbeitsrhythmus, der allen Orientierung gibt. Und wenn du deine Workshops in Miro vorbereitest, verknüpfe die Boards direkt mit Jira – so werden Ideen automatisch zu umsetzbaren Tasks und bleiben über den gesamten Projektverlauf hinweg synchronisiert.


Möchtest du mehr zu diesem Thema erfahren?

Schreibe uns gerne an unter info@solufi.de oder melde dich bei uns über das Kontaktformular https://www.solufi.de/kontakt


Quellen:

 
 
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