Priorisierung im Projektmanagement: Mit der Eisenhower Matrix klare Entscheidungen treffen

Wie Projektteams mithilfe visueller Methoden Prioritäten setzen

Im Septemberartikel drehte sich alles um Storytelling im Projektmanagement: Mit Hilfe von KI-Tools wie Gamma, Renderforest und Perplexity werden Ideen sichtbar und überzeugend präsentiert.

Doch eine gute Präsentation reicht nicht aus – besonders nicht im Projektalltag, wo Ressourcen begrenzt und Anforderungen vielfältig sind. Die zentrale Frage lautet:

“Welche Idee verfolgen wir zuerst?”

Effektive Projektarbeit beginnt dort, wo aus Inspiration klare Prioritäten werden. Im Oktober zeigen wir, wie du mithilfe der Eisenhower-Matrix fokussierte Entscheidungen triffst – transparent, visualisiert und kollaborativ in Miro.

Weshalb Priorisierung im Projektmanagement so entscheidend ist

Im modernen Projektmanagement – egal ob klassisch oder agil – gehört Priorisierung zu den größten Herausforderungen. Projekte bewegen sich oftmals in komplexen Umfeldern mit vielen Stakeholdern, parallelen Aufgaben, einflussreichen Abhängigkeiten und knappen Ressourcen. Wenn in diesem Spannungsfeld keine klare Rangfolge von Zielen und Aufgaben besteht, entsteht schnell ein Dominoeffekt: Teams verzetteln sich in Nebenschauplätzen, wichtige Entscheidungen werden vertagt und Ressourcen fließen in Tätigkeiten, die wenig Wirkung haben.

Eine fehlende Priorisierung führt dabei nicht nur zu Verzögerungen oder Engpässen, sondern auch zu Konflikten im Team – etwa, wenn unterschiedliche Beteiligte eigene Vorstellungen von „wichtig“ und „dringend“ haben. Besonders heikel wird es, wenn Abhängigkeiten zwischen Teams nicht berücksichtigt oder abgestimmt sind. In der Praxis zählen genau diese Abhängigkeiten zu den häufigsten Ursachen von Problemen: Wird ein dringendes Feature in einem Team fertiggestellt, zeigt sich oft erst im Nachgang, dass die nötige Voraussetzung dafür bei einem anderen Team liegt – und dort eine deutlich niedrigere Priorität hat. Das kann den dringenden Livegang massiv verzögern. Gerade in agilen Projekten, in denen sich Anforderungen schnell ändern, ist deshalb ein transparentes Vorgehen zur Priorisierung entscheidend, um flexibel reagieren zu können, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren.

Klarheit über Prioritäten schafft Orientierung: für das Team, für die Stakeholder und für die Projektleitung. Sie macht sichtbar, worauf es im Moment wirklich ankommt und wo sich Energie, Budget und Zeit am wirkungsvollsten einsetzen lassen. So wird Priorisierung nicht zu einem einmaligen Schritt, sondern zu einem fortlaufenden Prozess, der den Projekterfolg maßgeblich bestimmt.

Visuelle Methoden wie Matrizen helfen dabei, diese Entscheidungen greifbar zu machen und gemeinsam zu treffen – statt isoliert im Kopf oder in chaotischen Task-Listen.

Eisenhower-Matrix – effektives Priorisieren im Projektalltag

Die Eisenhower-Methode wurde nach dem 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der zur Priorisierung seiner Aufgaben angeblich vier Quadranten auf seinem Schreibtisch nutzte. Ob diese Anekdote stimmt, ist unklar, doch sie schmälert nicht den Wert der Methode: Aufgaben werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet und anschließend in eine von vier Kategorien eingeordnet:

• Quadrant 1 enthält Aufgaben, die wichtig und dringend sind und sofort erledigt werden müssen.

• Quadrant 2 umfasst wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, die geplant und terminiert werden sollten.

• Quadrant 3 betrifft Tätigkeiten, die dringend, aber nicht wichtig sind und sich gut delegieren lassen.

• Quadrant 4 schließlich steht für Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind und daher vermieden oder gestrichen werden können.

  
  

Tabelle 1: Eisenhower-Matrix

Eisenhower-Matrix	Dringend	Nicht dringend
Wichtig	1 Sofort erledigen	2 Planen
Nicht wichtig	3 Delegieren	4 Eliminieren

Praxisbeispiel

Im Sprintwechsel-Meeting priorisiert ein Team Aufgaben aus dem Backlog, die oft „zwischen Tür und Angel“ hereinkommen. Mithilfe der Eisenhower-Matrix in Miro werden die ToDo‘s auf vier Quadranten verteilt:

• Quadrant 1 (wichtig & dringend): Eine Kundenpräsentation muss noch am selben Tag vorbereitet werden – das Team legt sofort los.

• Quadrant 2 (wichtig, aber nicht dringend): Die Dokumentation für ein neues Feature ist anzulegen, wird aber für die nächste Iteration eingeplant.

• Quadrant 3 (dringend, aber nicht wichtig): Eine kurzfristige Support-Anfrage taucht auf, die für den Sprint irrelevant ist. Sie wird an den Support-Kollegen delegiert.

• Quadrant 4 (weder wichtig noch dringend): Die Überarbeitung der Foliengestaltung für ein internes Meeting steht im Backlog, wird jedoch gestrichen, da sie keinen Mehrwert für das Projekt liefert.

Weshalb wir Miro für die Eisenhower-Matrix nutzen

Die Eisenhower-Matrix lebt von ihrer Visualisierung – und genau hier spielt Miro seine Stärke aus. Die Matrix lässt sich in Miro als fertige Vorlage einfügen und direkt ins bestehende Board integrieren.

Das Team kann Aufgaben aus dem Backlog auf digitalen Sticky Notes sammeln und gemeinsam in die vier Quadranten verschieben: sofort erledigen, planen, delegieren oder streichen.

💡Besonders praktisch: Über die Jira-Integration von Miro lassen sich Tasks direkt verknüpfen und synchronisieren. So wandern priorisierte Aufgaben nahtlos in das Task-Management-System und bleiben jederzeit aktuell – ohne doppelten Pflegeaufwand.

Abbildung 1: Vorlage Eisenhower-Matrix in Miro (individuell angepasst durch Solufi)

Fazit: Klare Entscheidungen brauchen Struktur

In der Praxis zeigt sich immer wieder: Entscheidungsstärke im Projekt entsteht nicht durch Hast oder Bauchgefühl, sondern durch Klarheit und gemeinsame Orientierung. Gerade wenn viele Aufgaben gleichzeitig auf dem Tisch liegen, ist es entscheidend, Struktur in die Entscheidungsprozesse zu bringen.

Visuelle Priorisierungsmethoden wie die Eisenhower-Matrix schaffen genau diese Grundlage. Sie machen komplexe Abwägungen transparent und ermöglichen es, nicht nur über Aufgaben zu sprechen, sondern sie im Team sichtbar zu bewerten.

So wird Priorisierung zum verbindenden Prozess:

• Das Team kann strukturiert argumentieren, anstatt sich in endlosen Diskussionen zu verlieren.

• Entscheidungen werden gemeinsam getragen, statt von Einzelnen im Alleingang getroffen.

• Die Umsetzung gewinnt an Akzeptanz und Geschwindigkeit, weil alle Beteiligten das „Warum“ hinter der Entscheidung nachvollziehen können.

Tipp: Nutze die Eisenhower-Matrix in Miro, um deine Aufgaben nicht nur zu sortieren, sondern gemeinsam im Team sichtbar zu machen. Probiere es in deinem nächsten Meeting aus: Lege ein Miro-Board mit der Eisenhower-Matrix an, sammelt alle Aufgaben auf den Post It‘s und verschiebt sie gemeinsam in die Quadranten. Du wirst überrascht sein, wie schnell Klarheit und Fokus entstehen.

Wenn du erfahren möchtest, wie du mit visuellen Methoden wie der Eisenhower-Matrix Klarheit und Struktur in deine Projekte bringst, melde dich gerne bei uns. Schreibe uns gerne an unter info@solufi.de oder melde dich bei uns über das Kontaktformular https://www.solufi.de/kontakt