Miro: Wie kollaboratives Planen Projekte verändert

In unserem Juli-Artikel ging es um den Projektstart und darum, wie du mit den richtigen Fragen zu mehr Klarheit in der Analysephase kommst. Jetzt schauen wir darauf, mit welchem Werkzeug du diese Klarheit nachhaltig verankerst – indem du eine starke, visuelle Kommunikationsbasis im Team schaffst.

Denn: 

 „Der digitale Projektalltag verlangt nach mehr als nur Meetings.“

In vielen Vorhaben sind Informationen zwar allgegenwärtig, doch echte Verständigung bleibt oft aus. Rollen, Zusammenhänge und Entscheidungswege verschwinden in Excel-Tabellen, langen Protokollen oder fragmentierten Tools. Besonders in agilen oder hybriden Umgebungen führt das schnell zu Missverständnissen, doppelter Arbeit oder langsamen Abstimmungsprozessen.

Projektmanager:innen stehen dabei vor der Herausforderung, nicht nur Inhalte zu steuern, sondern echte Beteiligung zu ermöglichen – im Kick-off genauso wie in Retrospektiven oder Sprint-Reviews.

Unsere Antwort:

"Visuelles Denken in Echtzeit – mit dem digitalen Tool Miro"

Ideen sichtbar machen: Warum visuelle Planung mehr ist als „hübsch“

Visuelle Zusammenarbeit bringt Struktur in das, was sonst in Köpfen oder E-Mail-Threads verschwimmt. Tools wie Miro helfen dabei, Komplexität aufzubrechen, Perspektiven sichtbar zu machen und Projekte für alle Beteiligte greifbarer und nachvollziehbarer zu gestalten.

Ein Blick in unsere Praxis: So nutzen wir Miro bei Solufi

Miro ist für uns weit mehr als nur ein digitales Whiteboard – es ist ein zentrales Werkzeug für kollaboratives Denken und strukturiertes Arbeiten. Natürlich setzen wir es für klassische Anwendungsfälle wie Brainstormings oder die visuelle Darstellung von Abläufen ein. Doch darüber hinaus hilft uns Miro auch, wenn wir komplexe Inhalte systematisch kategorisieren oder miteinander in Beziehung setzen wollen – wie zum Beispiel in Projekt-Matrizen oder Themen-Clustern.

Zoom ins Detail – ohne das große Ganze zu verlieren

Ein entscheidender Vorteil von Miro liegt in der Zoomfunktion: Wir können mühelos zwischen dem „Big Picture“ und dem fokussierten Detail wechseln. So behalten wir jederzeit den Gesamtüberblick – etwa über ein komplettes Projektfeld – und können gleichzeitig gezielt an einzelnen Bereichen oder Themeninseln arbeiten, ohne den Zusammenhang zu verlieren.

Beispielsweise in der unten gezeigten Matrix: Wir sehen auf einen Blick alle Kategorien, können aber auch punktgenau in die Cluster hineinzoomen, um Inhalte weiterzuentwickeln, Zuständigkeiten zu klären oder Entscheidungen vorzubereiten.

Abbildung 1: Big Picture

Abbildung 2: Zoom-Modus

Gemeinsames Präsentieren in Echtzeit

Ein weiteres Highlight ist die Möglichkeit, andere Teilnehmende während einer Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Whiteboard oder in einer Präsentation gezielt zu dem Moderierenden zu holen und aufzufordern, ihm/ihr „visuell zu folgen“. Somit sehen alle denselben Inhalt – egal ob remote oder hybrid – und es entstehen keine Ablenkungen durch unterschiedliche Ansichten oder Zoom-Stufen. Gerade in Projekt-Reviews, Abstimmungen mit Kunden oder bei internen Teamupdates ist das für uns ein echter Mehrwert. Im folgenden Bild seht ihr, wie ihr die Funktion nutzen könnt.

Abbildung 3: Teammitglied "zu mir bringen"

Warum sich Solufi bewusst für Miro entschieden hat

Die Entscheidung für Miro war für uns strategisch – denn wir suchten ein Tool, das:

• einfach zu bedienen ist, aber gleichzeitig leistungsfähig genug für komplexe Anforderungen

• kollaboratives Arbeiten in Echtzeit ermöglicht, unabhängig vom Standort

• flexibel anpassbar ist – für Workshops, Analysen, Reviews, Retrospektiven und Visualisierungen

• visuelles Denken fördert, ohne die Struktur zu verlieren

• eine direkte Möglichkeit zum Präsentieren (Präsentationsmodus) während eines Meetings bietet

  
  

Miro hat uns in all diesen Punkten überzeugt – nicht nur durch Funktionen, sondern durch das Erlebnis: Miro schafft eine digitale Umgebung, in der Ideen entstehen, sich entwickeln – und geteilt werden können.

So unterstützt dich Miro in verschiedenen Projektphasen

Miro lässt sich flexibel in nahezu jeder Phase eines Projekts einsetzen – ob klassisch geplant oder agil organisiert. Gerade weil sich Boards so einfach strukturieren, erweitern und gemeinsam bearbeiten lassen, ist Miro für viele Teams ein echter Allrounder. Die folgende Übersicht zeigt dir, wie du Miro konkret einsetzen kannst und welchen Nutzen es bringt – vom Projektstart bis zur Entscheidungsfindung:

Phase	Beispiele für den Einsatz	Nutzen
Projektstart / Kick-off	Stakeholder Mapping zur Visualisierung von Interessen, Einfluss und Rollen Projektcanvas, um systemische Aspekte und Erwartungen früh zu klären Team-Erwartungen per Sticky Notes sammeln und clustern	Frühzeitige Klarheit über Rollen und Ziele
Sprintplanung/ Statusmeetings	Kanban-Boards, um Work-in-Progress transparent zu machen RACI-Modelle zur Verantwortlichkeitsklärung Statusmarker und einfache Fortschrittsvisualisierungen	Transparente Workflows und Verantwortlichkeiten
Retrospektiven/ Teamreflexion	Stimmungsbarometer (z. B. Happy-Sad-Mad) für den emotionalen Einstieg Cluster aus Lessons Learned, um Muster zu erkennen Dot-Voting, um Themen gemeinsam zu priorisieren	Gemeinsame Mustererkennung und Priorisierung
Workshops/ Entscheidungsfindung	Impact-Effort-Matrix für fundierte Priorisierungen Brainstorming mit Live-Clusterung – direkt im Workshop Pro-und-Kontra-Darstellungen, um Entscheidungsreife sichtbar zu machen	Schnelle Entscheidungsreife und Beteiligung

💡 Miro-Vorlagen

Viele der oben genannten Einsatzmöglichkeiten lassen sich direkt mit bestehenden Miro-Vorlagen umsetzen. Das spart Zeit und sorgt für Struktur von Anfang an.

Gerade in Teams mit wechselnden Beteiligten oder bei wiederkehrenden Formaten wie Retrospektiven oder Reviews ist das besonders hilfreich.

Ausgewählte Vorlagen, die du direkt in Miro nutzen kannst:

• Stakeholder Mapping

• Canvas

• Kanban-Boards

• RACI-Modell

• Stimmungsbarometer

• Impact-Effort-Matrix

• Brainstorming

• Pro-und-Kontra

Tools & Tipps: Was brauchst du für visuellen Projekterfolg?

Ein Tool ist nur so gut wie seine Anwendung – und genau hier spielt Miro seine Stärken aus. Damit die visuelle Zusammenarbeit wirklich funktioniert, kommt es auf die richtige Gestaltung und Vorbereitung an. Hier ein paar bewährte Tipps aus unserer Praxis:

• Nutze Farbcodes für Rollen, Cluster oder Prioritäten – das schafft Orientierung auf einen Blick.

• Arbeite mit Rahmen und Kommentaren, um Abschnitte zu strukturieren und gleichzeitig Feedback zu ermöglichen.

• Plane Zeit für eine visuelle Vorstrukturierung, z. B. durch vorbereitete Templates, Fragestellungen oder Zeitachsen.

• Kombiniere Miro mit Tools wie Zoom oder MS Teams, um Workshops interaktiv und moderiert zu gestalten – remote oder hybrid.

Beteiligung ermöglichen – Klarheit fördern

Visuelles Denken ist kein „nettes Extra“, sondern ein Werkzeug für echte Beteiligung. Es schafft Transparenz, gibt Orientierung und macht Zusammenarbeit effizienter – unabhängig davon, ob du agil arbeitest oder klassisch strukturierst.

Je früher Teams gemeinsam visualisieren, desto klarer werden Risiken, Erwartungen und Chancen.

Fazit: Planung braucht mehr als Tabellen

Projekte scheitern selten an Methoden, sondern oft daran, dass das gemeinsame „Big Picture“ fehlt. Visuelles Denken schafft genau dieses Bild – und bietet eine Bühne für alle Perspektiven im Projektteam.

Deshalb unser Tipp: Gib deinem Projekt nicht nur ein Protokoll, sondern ein visuelles Zuhause. Starte das nächste Meeting nicht mit einer Standard-Folie, sondern mit einem interaktiven Board. Du wirst überrascht sein, wie sehr sich der Dialog verändert.

Wenn du erfahren möchtest, wie visuelles Denken deine Projekte klarer und Beteiligung einfacher macht, melde dich gerne bei uns.

Schreibe uns gerne an unter info@solufi.de oder melde dich bei uns über das Kontaktformular https://www.solufi.de/kontakt