Klarheit schaffen & Probleme verstehen

„Mehr Klarheit von Anfang an: Wie systemische Fragen die Projektanalyse auf ein neues Level heben“

Ein interdisziplinäres Projektteam startet mit viel Energie in ein neues Vorhaben. Die Aufgaben sind verteilt, die Zusammenarbeit soll flexibel und selbst organisiert funktionieren. Bei dem Starttermin herrscht Aufbruchstimmung – alle wollen loslegen.

Und dennoch: Schon nach kurzer Zeit wird es unruhig. Absprachen verlaufen im Unklaren, die Zusammenarbeit mit Stakeholdern gestaltet sich schwierig, und einige Teammitglieder verfolgen unterschiedliche Vorstellungen von Zielen und Zuständigkeiten. Prioritäten verschieben sich scheinbar willkürlich, Entscheidungen werden verzögert oder infrage gestellt.

Was ist in diesem Fall passiert?

• Die Erwartungen einzelner Stakeholder wurden nie ausgesprochen

• Der Projektrahmen wurde von politischen Dynamiken im Unternehmen beeinflusst, die im Kick-off nicht thematisiert wurden

• Ressourcen und Verantwortlichkeiten blieben unreflektiert

Ein klassischer Fall von „gut gemeint, aber nicht gut gefragt“.

1. Die Kunst der richtigen Fragen

Was sind systemische Fragen?

Systemische Fragen stammen aus der systemischen Beratung und Organisationsentwicklung und sind ein zentrales Werkzeug, um komplexe Zusammenhänge sichtbar zu machen. Anders als klassische Ja-Nein-Fragen zielen sie nicht auf einfache Antworten ab, sondern eröffnen neue Denk- und Sichtweisen. Sie helfen, das Projektumfeld als ein dynamisches Zusammenspiel von Rollen, Erwartungen, Zielen und Wechselwirkungen zu verstehen – ein entscheidender Faktor, gerade in frühen Projektphasen.

Typische Merkmale systemischer Fragen:

• Offenheit: Sie laden zur Reflexion ein, statt auf eine „richtige“ Antwort abzuzielen

• Kontextorientierung: Sie machen Wechselwirkungen zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen/Abteilungen/…. sichtbar

• Multiperspektivität: Sie beleuchten, wie unterschiedliche Stakeholder das Projekt sehen

• Ressourcenbezug: Sie heben hervor, was bereits in vorherigen Projekten funktionierte oder hilfreich war

Warum systemische Fragen im Projekt-Kick-off unverzichtbar sind

Ob klassisch geplant oder agil organisiert – der Projektstart ist entscheidend für den späteren Erfolg. Doch allzu oft starten Teams mit einem nur halb vollständigen Bild: Rollen sind unklar, Interessen nicht ausgesprochen, Risiken unsichtbar. Die Folge? Verzögerungen, Konflikte oder fehlgeleitete Entscheidungen.

Gerade im Projekt-Kick-off sorgen systemische Fragen für mehr Klarheit, bessere Zusammenarbeit und fundiertere Entscheidungen – weil sie helfen, das gesamte System zu erfassen, bevor operative Maßnahmen ergriffen werden.

Wie im oben genannten Beispiel wären die Risiken durch systemische Fragen frühzeitig sichtbar geworden: Denn sie helfen nicht nur dabei, offensichtliche Anforderungen zu erfassen, sondern decken auch verborgene Spannungen, Interessen und Wechselwirkungen im Projektumfeld auf – bevor sie zum Problem werden.

Mit einem strukturierten Fragenkatalog auf Basis systemischer Prinzipien lassen sich:

• Stakeholder-Interessen transparent machen

• verdeckte Zielkonflikte erkennen

• vorhandene Ressourcen aktivieren

• Rollen und Verantwortlichkeiten klären

• Projektkontext und Rahmenbedingungen erfassen

2. 10 systemische Fragen für den Projektstart

Beispiele aus dem Solufi-Fragenkatalog

a. Was hat dazu geführt, dass dieses Projekt jetzt initiiert wurde?	f. Auf einer Skala von 1 bis 10 – wie klar sind aktuell die Projektziele für alle Beteiligten?
b. Welche bisherigen Erfolge oder Erfahrungen können wir nutzen, um dieses Projekt voranzubringen?	g. Wer profitiert vom Erfolg des Projekts – und wer könnte Nachteile erfahren?
c. Wenn Sie den Projektauftrag aus Sicht eines externen Stakeholders betrachten – was würde dieser als kritisch betrachten?	h. Wie sähe ein Projektergebnis aus, das alle Beteiligten als gelungen empfinden?
d. In welchen Situationen stellen Sie fest, dass die Zusammenarbeit „nicht gut funktioniert?“	i. Welche Annahmen treffen wir im Moment über die Projektumgebung – und wie belastbar sind diese?
e. Angenommen, das Projekt wäre bereits erfolgreich abgeschlossen – was hätten wir richtig gemacht?	j. Welche Frage wurde bisher noch nicht gestellt, die jedoch entscheidend sein könnte?

3. Unterstützende Tools: Miro & Confluence

Damit systemische Fragetechniken ihre volle Wirkung entfalten, helfen passende Tools für eine strukturierte und visuelle Dokumentation.

• Miro bietet ideale Voraussetzungen für die visuelle Gestaltung von Frageprozessen gemeinsam im Team.

  
  

Beispiele:

• Fragenraum zur Perspektivensammlung

• Erstellung einer Stakeholder-Map

• Problem-Framing Board

• Individuell aufgebaute Systemische Fragebäume

• Confluence eignet sich hervorragend für die kontinuierliche Dokumentation im Projektkontext. Fragenkataloge lassen sich als strukturierte Seiten anlegen, mit Bereichen für unterschiedliche Fragetechniken (z. B. Kontext-, zirkuläre oder Meta-Fragen). Über Kommentarverläufe und Berechtigungen wird die Dokumentation transparent, nachvollziehbar und kollaborativ – ideal für Kick-offs, Reviews oder Lessons Learned.

Ausschnitt Solufi-Fragenkatalog in Miro

4. Fazit: Wer fragt, der führt

   
   

Ein durchdachter Fragenkatalog ist kein „Soft Skill“, sondern ein strategisches Analysewerkzeug. Mit systemischen Fragen legen Projektmanager:innen die Grundlagen für Kommunikation, Vertrauen und Erfolg. Sie schaffen Klarheit, bevor Missverständnisse entstehen – und minimieren Risiken, bevor sie eskalieren.

Wer Projekte mit offenen Fragen beginnt, findet schneller klare Antworten.

Du möchtest tiefer einsteigen?

Wenn du mehr über den Einsatz systemischer Fragen in der Projektanalyse erfahren möchtest, melde dich gerne bei uns. Wir senden dir auf Wunsch unseren anschaulichen Systemischen Fragenkatalog – inklusive praktischer Beispiele.

Schreibe uns gerne an unter info@solufi.de oder melde dich bei uns über das Kontaktformular https://www.solufi.de/kontakt 

Quellen

• Simon, F. B. "Einführung in die systemische Organisationstheorie", Carl-Auer Verlag 2007

• Lang, P., McAdam, E., & Stimson, C. (2004). "The systemic professional" Karnac Books

• MURAL Templates: https://www.mural.co/templates

• Atlassian Confluence Use Cases: https://www.atlassian.com/software/confluence

• Hofmann, R. (2023). "Systemisches Fragen im Projektmanagement", GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.