Schluss mit Kommunikationschaos: So findest du das richtige Modell für dein Projekt
- Isabel Weber
- vor 1 Tag
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 3 Minuten
Kennst du das? Alle im Projektteam geben ihr Bestes – und trotzdem gibt es Missverständnisse, Doppelarbeit oder Entscheidungen, die sich ewig ziehen. Häufig liegt das nicht an der Kompetenz der Beteiligten, sondern schlicht an fehlender oder unklarer Kommunikation.
Kommunikation ist das Herzstück jedes Projekts. Sie entscheidet darüber, ob Aufgaben reibungslos erledigt, Erwartungen erfüllt und Ziele erreicht werden. Der Schlüssel? Ein durchdachtes Kommunikationsmodell. In diesem Artikel erfährst du, was ein Kommunikationsmodell ist, warum es für deinen Projekterfolg so entscheidend ist – und wie du Schritt für Schritt dein passendes Modell findest.
Was ist ein Kommunikationsmodell?
Ein Kommunikationsmodell beschreibt die Struktur und die Wege, über die Informationen im Projekt zwischen allen Beteiligten ausgetauscht werden. Es regelt
Wer mit wem
worüber, wann, wie
und über welche Kanäle kommuniziert.
Ein gutes Modell sorgt für:
Verständlichkeit
Transparenz
Verlässliche Informationsflüsse
Klar definierte Rollen
So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit die richtigen Informationen erhalten – ohne Reibungsverluste oder unnötige Schleifen
Warum du nicht auf ein Kommunikationsmodell verzichten solltest:
Ein durchdachtes Kommunikationsmodell ist kein „Nice to have“, sondern ein echter Erfolgsfaktor im Projekt. Die wichtigsten Vorteile:
Klarheit und Verständlichkeit: Ein klar strukturierter Informationsaustausch reduziert Missverständnisse und sorgt dafür, dass Botschaften einheitlich verstanden werden.
Effizienz und Geschwindigkeit: Klare Kommunikationswege machen Informationsübermittlung schneller und Entscheidungen zügiger.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit:
Alle wissen, wer was warum kommuniziert – das stärkt die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.
Klare Zuständigkeiten: Kommunikationsrollen wie Projektleitung, Fachexperten oder Stakeholder-Koordinatoren verhindern Informationsverluste.
Stärkere Zusammenarbeit: Ein durchdachtes Modell fördert eine offene Kultur: Teammitglieder bringen sich aktiver ein und sind motivierter.
Schritt für Schritt zum passenden Kommunikationsmodell
1. Projektanalyse – Verstehe dein Projekt
Beantworte zunächst folgende Fragen:
Wie groß ist das Projekt (Laufzeit, Budget, Teamgröße)?
Wie komplex ist es (Anzahl der Abhängigkeiten, technischer Anspruch)?
Wer sind die Stakeholder? Unterscheide differenziert (z. B. Mitarbeitende Abteilung X, Führungskräfte Abteilung Y, externe Partner etc.)
👉 Ziel: Verstehe die Voraussetzungen und potenziellen Barrieren im spezifischen Projektkontext.
2. Kommunikationsbedarf ermitteln
Jetzt bestimmst du:
Was muss kommuniziert werden (Inhalt & Detailtiefe)?
Wie soll eingebunden werden? (z. B. informativ, beratend, entscheidend)
Wie oft? (täglich, wöchentlich, nur zu Meilensteinen?)
Wie ist die Einstellung der Stakeholder (positiv, skeptisch)?
Über welche Kanäle? (siehe nächster Punkt)
3. Geeignete Kommunikationskanäle auswählen
Kommunikationskanäle sollten zur Unternehmenskultur und zum Kommunikationsziel passen: Beispielhafte Kommunikationskanäle:
Kanal | Geeignet für |
Telefon / Video-Call | 1:1-Abstimmungen, dringende Infos, Beratung, Entscheidung |
Remote-Termin | Regelkommunikation, informelle Abstimmungen im kleinen Kreis |
Informieren, kleinere Entscheidungen, kurze Updates |
Denke auch über neue oder bisher nicht genutzte Kanäle nach, die Mehrwert bringen könnten.
4. Kommunikationsplan erstellen
Jetzt wird es konkret. Erstelle z. B. eine Kommunikationsmatrix mit folgenden Feldern:
Stakeholder
Art der Information
Einstellung
Kommunikationsmittel
Inhalte
Zyklus
Verantwortlichkeit
📥 Tipp: Hier kannst du eine kostenlose Vorlage zur Stakeholder-Kommunikationsmatrix herunterladen
Hinweis: Für einen Stakeholder können mehrere Kommunikationsmaßnahmen erstellt werden.
5. Beispiel: Geschäftsführung
Die Geschäftsführung ist grundsätzlich positiv gegenüber dem Projekt eingestellt und wird rein informativ ins Projekt eingebunden.
Sie wird einmal im Monat via E-Mail mit einem kleinen Foliensatz für den aktuellen Status des Projektes informiert. Der Inhalt bezieht sich auf den Projektfortschritt, den verbrauchten Ressourcen und den aktuellen Risiken. Der Statusbericht wird vom Projektcontrolling erstellt und vom Projektbüro formal versendet.
Zudem findet vierteljährlich ein offener Austauschtermin statt, in der die neuesten Entwicklungen durch die Teams demonstriert werden. Moderiert wird der Termin von der Projektleitung und inhaltlich von den POs + Teamvertreter (Entwickler) durchgeführt.
👉 Bei Stakeholdern mit kritischer Haltung empfiehlt sich eine engere Kommunikation – z. B. beratend statt rein informierend.
6. Implementieren, messen & verbessern
Ein Kommunikationsmodell ist kein starres Konstrukt - es lebt und entwickelt sich weiter.
Überwache regelmäßig, ob Kommunikationsziele erreicht werden (z. B. über Feedback oder Retrospektiven)
Passe das Modell bei Bedarf an, etwa bei veränderten Stakeholdern oder aber auch schon, wenn sich deren Einstellung zum Projekt ändert.
Benenne eine verantwortliche Person, die die Kommunikationsqualität im Blick behält und Verbesserungsvorschläge koordiniert.
Fazit: Mit dem richtigen Kommunikationsmodell zum Projekterfolg!
Ein Kommunikationsmodell ist mehr als nur ein Plan – es ist der Rahmen für eine wirksame, effiziente Kommunikation im Projekt. Wer sich Zeit für die Entwicklung und Pflege eines passenden Modells nimmt, sorgt für weniger Reibung, mehr Klarheit – und am Ende für zufriedenere Stakeholder.
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