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Remote durch die Coronazeit – mit acht Teams!

Kommunikation und Gemeinschaft sind wesentlich für den Teamerfolg – gerade in Großprojekten. Unsere Kollegin Steffi beschreibt, wie es auch Remote klappt.

Hallo Solufi-Blogbesucher! Heute möchte ich euch von meinem täglichen Alltag im Projektgeschäft berichten und meine Erfahrungen mit euch teilen. Von meinen freundlichen Kollegen habt ihr schon Einiges über erfolgreiche Online-Meetings und Projektmanagement in Coronazeiten lesen können.

Bei mir geht es jetzt um das Thema Überblick und Planung in großen Strukturen. In einem meiner aktuellen Projekte betreuen wir acht Scrum-Teams (über 90 Einzelpersonen) und unterstützen diese sowohl prozessual als auch in der Abstimmung untereinander. Über Remote-Technologien organisieren wir Abstimmungstermine und schaffen Rahmen für regelmäßige Austauschformate, erstellen Übersichten und treiben das Gemeinschaftsgefühl voran.


Neue Austauschformen: Virtueller Tisch und Einzelrunden

​Sowohl die persönliche Ebene, das menschliche Miteinander als auch die Synergieeffekte, die sich bei solchen sozialen Begegnungen ergeben, sind in der aktuellen Remote-Arbeitszeit schwer zu ersetzen. Dafür sind regelmäßige Austauschformate umso wichtiger. Wir haben es geschafft, einmal pro Woche alle Teams an einen „virtuellen“ Tisch zu holen. Dann geht es sowohl um aktuelle inhaltliche Umsetzungen, Probleme und Hindernisse oder einfach nur darum, sich mal wieder zu hören. Wichtig bleibt zusätzlich, sich auch einzeln mit seinen Kollegen auszutauschen. Dafür haben wir unsere acht Teams auf uns aufgeteilt und führen einmal pro Woche zusätzliche, vertraulichere Gespräche. Dort gibt es auch mal Smalltalk, es wird über Erfolge und Misserfolge berichtet, man überlegt welche Risiken demnächst anstehen und wie man Themen am besten kommuniziert. Diese Einzeltermine sind besonders wichtig, um den Kollegen ein Sprachrohr oder ein Ohr zu geben und so Wertschätzung zu zeigen. Nur wer sich wohl und verstanden fühlt, ist auf Dauer motiviert und engagiert.


Eine grüne Tasse mit weißer Schrift auf der "Solufi" steht, steht auf einem dunklem Tisch. Hintergrund ist ausgeblurt.

Kaffeklatsch fällt nun leider weg, daher gehen Insiderinformationen oder Tratsch verloren.

Online eingepflegt: Der strategische Überblick für alle

Früher mal bei einem Kollegen vorbei zu laufen, ist aktuell leider schwierig. Und die Hürde, den Telefonhörer in die Hand zu nehmen oder eine E-Mail zu schreiben, bleibt manchmal zu hoch. Dann ist es wichtig, Übersichten und Wege zu schaffen, wie jeder an die notwendigen Informationen kommt. Wir haben beispielsweise alle acht Entwicklungsteams und deren Produkte zusammen in Confluence in einer Übersicht gebündelt und viele Seiten dazu verlinkt. Kollegen, die nach einem Thema suchen, finden so die zuständige Person oder können erfahren, wie der aktuelle Stand zu einem Produkt ist, da sie auf den Unterseiten die entsprechenden Informationen finden. Zusätzlich haben wir einen strategischen Gesamtüberblick als Roadmap dargestellt– mit Excel erstellt und über das Excel-Office-Makro in Confluence eingebunden. So erfahren die Mitarbeiter mit einem Blick, welches der acht Teams gerade an welchem Thema arbeitet und welches ggf. überlastet ist. Mittlerweile steht uns auch ein von der Solufi selbst entwickeltes Planungstool zur Verfügung, dass Parallelitäten und Wartungszeiten automatisch berücksichtigt. Es heißt PlaRoX und steht hier kostenlos zum Download bereit. Natürlich sind schriftliche Informationen nie in Echtzeit vorhanden und manche Detailinformationen werden nicht abgebildet, aber dafür bleibt ja immer noch die persönliche Ebene, die wir mit den regelmäßigen Austauschen schaffen.


Neu: Der Riesen-Review und das Wohlfühl-Marketing

In diesen hektischen Zeiten ist es wichtig, auch einmal durchzuatmen. Wir müssen unsere Erfolge feiern, aus Problemen konstruktiv lernen und stolz auf uns sein. Damit nicht jeder in seinem stillen Kämmerlein seine Meisterwerke produziert, sondern auch andere davon profitieren können, hat unser Kunde ganz besondere Formate geschaffen. In regelmäßigen Abständen findet eine Art „Riesen Sprintreview“ statt. Dort kommen Stakeholder und Entwicklungsteams zusammen. Es werden die Erfolge der letzten 3 bis 6 Monate vorgestellt und Feedback dazu eingeholt.

Zusätzlich haben wir für unsere acht Entwicklungsteams weitere organisationsinterne Marketingmaßnahmen – bspw. Übersichten oder Vorträge - geschaffen. Denn Marketingmaßnahmen sind nicht nur für die Außendarstellung wichtig, sondern schaffen auch ein Gemeinschaftsgefühl. Darauf sind wir stolz, das haben wir gemeinsam geschaffen.


Mann mit Brille schaut auf den Bildschirm eines Laptopes, der auf seinem eigenen Schoß liegt. Auf dem Bildschirm ist ein weiterer Mann zu erkennen. Sie halten ein Meeting.
Durch Riesen-Sprint-Reviews und interne Präsentationen werden alle Teams auf Stand gehalten

So soll´s sein: Lob und Akzeptanz

Aus den Reaktionen auf unsere Maßnahmen konnten wir auch ablesen, dass diese wahrgenommen werden und greifen. So kommentierte eine Product Ownerin unser Marketing-Plakat mit den Worten: „Das ist aber ein tolles und übersichtliches Plakat geworden. Gefällt mir sehr gut!“ Und eine andere lobte unseren strategischen Überblick als „…schöne Produktübersicht, da sieht man mal nicht nur das eigene Team!"


Also ihr seht, das ist alles kein Hexenwerk. Mit etwas Abstand und Ruhe, kann man auch in diesen Zeiten einen guten Überblick, ein großartiges Gemeinschaftsgefühl und Spaß bei der Arbeit schaffen. Sowohl unsere Teams als auch Außenstehende aus anderen Bereichen und Entwicklungsteams finden diese Maßnahmen frisch, hilfreich und sinnvoll.

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