In der agilen und darüber hinaus auch noch überwiegend remote stattfindenden Projektwelt kann ein unglückliches Verwalten der eigenen Aufgaben, der zur Verfügung stehenden Zeit oder der Verfolgung zentraler Ziele durchaus zu einem dicken Klotz am eigenen Bein werden. Wir haben hier im Solufi Blog schon so einiges zu Themen des Projekt- und Selbstmanagements geschrieben. In der dreiteiligen Reihe „Wir machen es einfach“ wollen wir den Blick auf Dich und Deine inneren Antriebe richten. Wir wollen sehen, was Du formell tun kannst, damit Dein innerer Antrieb entsteht und lange - optimaler Weise bis zum Ende des Projektes - erhalten bleibt. Natürlich lassen sich die Tipps und Ideen, die wir ansprechen werden, sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld anwenden. Jedoch richten wir den Blick heute eher auf ein persönliches/privates Umfeld.
Wir erleben es immer wieder, bei uns, bei Freunden, bei allen: es mangelt nicht an Ideen dazu, was wir besser machen können, wodurch wir unseren Alltag aufpeppen, wie wir gesünder leben oder effizienter Dinge erledigen können. Aber bei der Motivation, Dinge nicht nur anzufangen, sondern auch dranzubleiben, keine Angst vor übergroß erscheinenden Aufgabenbergen zu haben oder etwas anfangs Unangenehmes zur Routine werden zu lassen - bei diesen Dingen hapert es dann doch oft und wir brechen unser Vorhaben ab. Die drei Teile unserer Reihe widmen sich genau diesen Themen:
Großprojekt: Finde den Start und bleib dran
Routine: Wenn Du etwas unbedingt willst, der innere Schweinehund aber riesig ist
Mut: Gehe etwas an, wovor Du bisher immer zu viel Respekt hattest
Vorbereitungsphase
Die Idee entsteht
Ideen für etwas, was sich im weiteren Verlauf als ein Großprojekt outet, entstehen meist sehr schnell und einfach. Ein Eigenheim, Umstieg auf ein Elektroauto, die erste Ausstellung der selbst gemalten Bilder, ein Buch schreiben, eine Weltreise machen… Schnell wird der Sinn und Vorteil derartiger Vorhaben erkannt und wir träumen munter drauf los. Wird nicht auf den ersten Blick klar, dass die Umsetzung unrealistisch ist, weil beispielweise die finanziellen Mittel nicht ausreichen, dann verliebt man sich schnell in die Idee und hält weiter an dem Vorhaben fest.
Doch dann, wie geht es dann weiter? Da haben wir nun diese Idee, die Vorstellung davon, wie glücklich wir mit dem fertigen Produkt sein werden und phantasieren dahin. Aus diesem Status heraus tut sich aber zunächst mal nichts mehr weiter. Es ist erforderlich, dass wir den ersten Schritt tun, dass wir loslegen, und zwar mit etwas, das sinnvoll ist und den Weg bereitet für das, was wir letztlich erreichen wollen. So wie es auch beim Hausbau wenig bringt, direkt die Stromleitungen zu verlegen, bevor die Mauern da sind, ist es überall. Zunächst ist eine Art Plan nötig. Die nun folgenden allgemein formulierten ersten vier Schritte sind universell und sollten damit immer anwendbar sein, egal welcher Art dein Zielprodukt ist.
1. Schritt: Ziel und Sinn formulieren und niederschreiben
Die Idee ist bereits entstanden, jedoch ist sie vielleicht noch sehr abstrakt, nicht ausformuliert und nicht fähig, grundlegende Fragen zu beantworten. In jeder Phase des Projekts kann und wird es passieren, dass Fragen danach auftauchen, wieso dieses oder jenes Detail nochmal gemacht werden muss oder wozu diese ganze Arbeit überhaupt dienen soll! Wenn dann ein klares Ziel vor Augen existiert, dem du folgen kannst und aus dessen Klarheit heraus du solche Fragen beantworten kannst, dann erleichtert das dein Vorankommen spürbar.
Folgende Fragen solltest Du Dir schriftlich fixiert beantworten:
Welchen Bedarf deckt mein Produkt ab?
Welches Problem löse ich damit?
Welche Bedeutung hat es für mich (oder den/die AnwenderIn), warum ist es mir (oder dem/der AnwenderIn) wichtig?
Nachprüfung: Lege einen Zeitraum fest, in welchem Du diese Fragen nochmal durchgehst und die Antworten nachprüfst. Trage den nächsten Termin dafür jetzt schon in Deinen Kalender ein!
Gerade Punkt d) mag etwas aus der Reihe fallen oder überraschen, jedoch können sich im Laufe der Arbeit an einem Projekt die Wertvorstellungen und Zielsetzungen verschieben. Machst Du Dir gleich zu Beginn klar, dass dies passieren kann und setzt diese Terminreihe zum Nachprüfen, akzeptierst und erwartest Du solche Verschiebungen. Somit kommst Du nicht in die Situation, dass sich das gesetzte Ziel eines Tages falsch und wertlos anfühlt oder dass Du aus allen Wolken fällst, weil sich vielleicht relevante Umgebungsvariablen verändert haben.
Grundlegend wird hier im ersten Schritt das Warum festgehalten, das Wie hat hier noch nichts verloren!
2. Schritt: Lege Etappenziele fest
Ein grundlegend wichtiges Vorgehen bei jeglicher Art von Selbstorganisation ist es, Aufgaben in kleine Häppchen zu schneiden. Einen einzigen riesigen Monolith kannst du weder greifen noch bewegen. Wenn der Monolith erst in viele kleine Steine zerschlagen wird, dann kannst Du diese nicht nur in die Hand nehmen, du kannst sogar ganz flexibel entscheiden, welchen Teil des Monolithen Du als nächstes nimmst.
Dir Etappenziele festzulegen ist der erste Schritt bei dieser Zerkleinerung, aber ein sehr wichtiger. Je nach Art des Projekts sollten hier zunächst nicht zu viele Teile herauspurzeln. Ein grober Anhaltspunkt könnte eine Liste von 5 - 10 Etappen sein. Zwar sollte es nicht die Regel werden, aber auch hier kann sich im Verlaufe der Umsetzung noch etwas bewegen. Eine weitere Etappe kann hinzukommen oder eine bestehende nochmal unterteilt werden. Du merkst schon, Flexibilität wird häufig gefordert.
3. Schritt: Nächste Etappe weiter unterteilen und priorisieren
Jetzt wird’s konkreter. Du hast jetzt eine Vorstellung davon, was Dein nächstes Etappenziel ist. Unterteile alles, was zur Erreichung dessen notwendig ist, in kleine Unteraufgaben. Wann ist etwas klein genug? Optimaler Weise dann, wenn Du es an einem Tag erledigen kannst. Natürlich wird es Aufgaben geben, die sich nicht so klein zerschnippeln lassen oder aber solche, bei denen Du Wartezeit mit einplanen musst. Aber als Richtwert taugt dieser ein-Tages-Anspruch ganz gut.
Wenn Du diese Liste erstellt hast, solltest du sie auch priorisieren. Mach dir einmal Gedanken dazu und lege die Reihenfolge fest, anstatt immer neu darüber nachdenken zu müssen, wenn Du Dich an die Arbeit machen willst. Das vermindert Hürden, die dir den Start in deinen Aktivitätsmodus erschweren könnten. Damit vermeidest Du, dass Du Dir jedes Mal, wenn Du Zeit und Energie hast, etwas anzupacken, erst einmal gründlich überlegen musst, was Du am sinnvollsten als nächstes angehst. Das raubt dann schon wieder Energie und wenn Du ins eigentliche Doing kommst, ist der erste Schwung schon verpufft.
4. Schritt: Arbeitstermine festlegen
Lege dir jetzt 'nur noch' regelmäßige Termine in deinem Kalender oder dem Organisationstool Deiner Wahl an. Zu jedem dieser Termine nimmst Du Dir einen kleinen Task nach dem anderen zur Brust und setzt diese Stück für Stück um. Ist ein Task erledigt, solltest Du diesen auf irgendeine Weise aktiv aus deiner Liste der offenen Aufgaben entfernen. Am besten du spürst, dass Du ihn entfernst, dass er erledigt ist. Tu das und klopf Dir dabei auf die Schulter. Damit bist Du deinem Endziel wieder einen Schritt nähergekommen. Arbeitest Du mit einem Team im beruflichen Umfeld, dann tritt an diese Stelle die Festlegung auf ein Vorgehensframework mit seinen nötigen Elementen (z.B. Scrum und die Teamtermine).
Cool, hört sich nach den klaren ersten vier Schritten an, nicht wahr? Naja, nicht ganz. Wie bereits erwähnt, geht es immer auch darum, die Hürden zu minimieren, die Du überwinden musst, um überhaupt aktiv zu werden. Diese vier Schritte sind allein für sich schon nicht ohne. Es ist daher ratsam, dass Du davor noch einen Schritt 0 setzt: trage in deinen Terminkalender ein, an welchem Tag Du welchen Schritt machen möchtest. Mache nicht mehr als einen dieser vier Schritte an einem Tag. Umso kleiner dir diese Aufgaben erscheinen, umso besser, denn umso geringer fällt der kick aus, den du dir selbst geben musst, um loszulegen. Denn auch diese ersten Vorbereitungsschritte sind bereits Teil deines Projekts und auch die Hürde, diese anzugehen, sollte so niedrig wie möglich sein.
Zusammengefasst sieht Dein Start so aus:
Schritt 0: Lege Dir Termine fest, an denen Du die Schritte 1 - 4 durchführen wirst
Schritt 1: Formuliere Ziel und Sinn Deines Projekts und schreibe es auf
Schritt 2: Lege Etappenziele fest
Schritt 3: Unterteile die erste Etappe weiter und priorisiere die entstandenen Unteraufgaben
Schritt 4: Arbeitstermine festlegen
Der Einstieg wäre damit geschafft. Sei Dir darüber im Klaren, dass auch so ein Start einige Zeit in Anspruch nimmt. Gestatte dir genügend Zeit dafür, um zu definieren, was genau Du tun möchtest und wie du die Arbeit dafür grob aufteilen willst. Erst danach legst du in Schritt 3 erste Schritte fest und bist auch nach Abschluss des vierten Schrittes bereit dazu, loszulaufen. Bis dahin dauert es seine Zeit, sei Dir dessen bewusst und demotiviere Dich nicht selbst mit zu hohen Erwartungen und Druck in dieser Anfangsphase!
Durchführungsphase
In der Folge geht es bis zum Abschluss des Projektes darum, aktiv an der Umsetzung dranzubleiben und die Motivation nicht zu verlieren. Grundlegend ist es immer wichtig, stets ein Ziel vor Augen zu haben und auf dem Weg dahin immer wieder kleine Erfolgserlebnisse verbuchen zu können. Die Voraussetzungen dafür haben wir in der Vorbereitungsphase getroffen. Jedoch muss da regelmäßig nachgeschärft werden.
Was sich immer wieder wiederholt sind v.a. zwei Dinge:
Schritt 1 d): Vergiss nicht, diesen wiederkehrenden Termin ernsthaft wahrzunehmen. Vielleicht genügt es, diese Reflektion über das Ziel und den Sinn deines Projektes vier Mal pro Jahr durchzuführen, aber das solltest Du auch wirklich tun. Auch wenn Du zu dem Ergebnis kommst, dass sich an der Ausformulierung Deines Zieles nichts geändert hat. Umso besser, aber so hast Du es nochmal genau beleuchtet und Dir vergegenwärtigt. Sollten sich aber Dinge zwischenzeitlich verändert haben, die eine Anpassung Deines formulierten Ziels gemäß der Fragen aus Schritt 1 d) erfordern, dann ist es wichtig, dass Du diese Änderung vornimmst. Dadurch stellst Du sicher, dass Du nicht eines Tages dastehst und Dir eingestehen musst, dass Dein Vorhaben am Ende doch niemandem einen Vorteil bringt und nicht mehr als ein teures und zeitintensives Luftschloss geworden ist.
Schritt 3: Es bringt wenig, gleich zu Beginn alle Etappen in kleine Einzelschritte zu unterteilen. Damit machst Du Dir nur doppelte Arbeit, denn erst wenn Du so weit bist, dass die nächste Etappe vor der Tür steht, wirst Du genau sagen können, welche Teilaufgaben für die Erreichung dieses Etappenziels notwendig sind. Das bedeutet jedoch auch, dass Du diesen Schritt immer wieder durchführen musst. Wann genau, das lässt sich nicht generalisiert festlegen. Wenn das Ende einer Etappe naht, solltest Du Dir frühzeitig ein paar Termine dafür hernehmen, um die Folgeetappe wie in Schritt 3 beschrieben zu verfeinern.
Damit bist Du gut gerüstet, Schritt für Schritt einem attraktiven Ziel zu folgen und bei jedem Schritt einen erfolgreichen kleinen Abschluss feiern zu können. Was du noch tun kannst, um Dich noch mehr anzutreiben ist, dass Du einem Menschen von Deinem Vorhaben erzählst, der Dir nahesteht und bestenfalls auch Interesse für derartige Dinge mitbringt. Damit werdet ihr immer wieder darüber reden, der Spaßfaktor wird dadurch gepflegt, Du wirst nach dem Stand des Projekts gefragt werden und es so nicht aus den Augen verlieren.
Natürlich gehören hier weitere Methoden der Selbstorganisation zu deinem Repertoire, auf die wir nicht eingegangen sind. Du solltest ein für Dich funktionierendes Tool gefunden haben, um Termine zu organisieren, um Dir zuverlässig Zeiträume freizuschaufeln und Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden zu können. Wenn Du dahingehend noch Bedarf hast, schreib uns gerne an oder stöbere in unserem Solufi Blog, da wirst Du sicher die ein oder andere hilfreiche Methode finden.
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