Das digitale Zeitalter schafft uns Menschen Möglichkeiten, die wir so vorher nicht gekannt haben. Eine ist sicherlich die Kommunikation über E-Mail als Ersatz für den Briefverkehr. In rasanter Geschwindigkeit können wir Texte nebst Anlagen um die Welt schicken und dabei ist es aus Kostensicht irrelevant, ob es ein Empfänger oder gar 50 sind.
Auf dem ersten Blick scheint diese Sichtweise richtig zu sein. Betrachtet man jedoch die Kehrseite der Medaille, so wird einem schnell klar, dass Kosten gewiss entstehen und ohne es zu bemerken in immense Höhen steigen können.
Einen Brief würden wir wahrscheinlich nur an eine begrenzte Anzahl an Personen senden, um Aufwand und Kosten für Porto zu sparen. Daraus folgt, dass ich als Absender den Brief nur an den Personenkreis schicke, von denen ich ausgehe, dass die Empfänger ein berechtigtes Interesse haben.
Minimalprinzip
Bei einer E-Mail ist es wie bereits erwähnt nicht wichtig, an wie viele Empfänger ich mich richte. Der Aufwand ist für mich gleichbleibend (vernachlässigen wir hier die Eingabe der Empfänger). Daraus folgt, dass meistens lieber eine Person mehr als zu wenig gewählt wird.
Maximalprinzip
Das Problem liegt nun auf der Empfängerseite, da ja die Informationen erfasst werden müssen. Das bedeutet, dass jeder unnötige Empfänger ebenfalls einen Zeitaufwand hat, um zu entscheiden, ob die E-Mail relevant ist oder nicht. Nehmen wir an, diese Erfassung benötigt ca. 2 Minuten, so können in der Summe (bei entsprechender Empfänger- und E-Mailanzahl) schnell Stunden daraus werden.
Unsere Forderungen:
1. Erarbeitung eines unternehmensweiten Kommunikationskonzeptes. Wie soll kommuniziert werden? 2. Übersicht der Zuständigkeiten von Abteilungen, Projekten, etc. um auch klare Ansprechpartner finden zu können 3. Über Daily Neuigkeiten mitteilen, anstatt E-Mails mit CCs zu nutzen. Dies ermöglicht auch Rückfragen auf direktem Weg. 4. Chatkanäle als Newsfeed einführen 5. E-Mail-Verläufe reduzieren bzw. zusammenfassen und an den Anfang der E-Mail setzen 6. Verteiler-Adressen nur dann nutzen, wenn Empfängerkreis auch nahezu vollumfänglich betroffen ist. 7. Informationen auf Confluence, Intranet, etc. veröffentlichen und Informationsweitergabe auch als Holschuld etablieren. 8. Je nach Thema den direkten Kontakt wählen: Telefon, Online-Meetings oder ganz Old-School: persönlich
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