Unsere Top 3 Kopfschüttler: Teil I - Der schnelle Mausklick!

Ich erhalte eine Einladung zu einem Online-Meeting. Kurze Beschreibung im Betreff, keine weiteren Angaben im Termin. Angenommen. Durch den Betreff lässt sich erahnen aus welchem Grund der Termin eingestellt wurde. Ich gehe davon aus, dass ich für diesen Termin benötigt werde, aber konkret darauf vorbereiten kann ich mich nur schwer. Der Termin findet statt, wir sind 12 TeilnehmerInnen. Welche Funktionen die meisten Personen haben ist mir nur grob bekannt oder gar nicht. Das halbstündige Meeting ist vorbei und im Endeffekt haben 2-3 KollegInnen einen Sachverhalt besprochen und beschlossen. Der restliche Teilnehmerkreis – inklusive mir – waren stille ZuhörerInnen und konnten keinen Beitrag leisten.

Na super, da hätte ich auch eine andere Aufgabe abschließen können! Und überhaupt: Was hat dieser Termin gekostet?

Zurück zur vorhergenannten Ausgangssituation. Unserer Meinung nach hat sich unsere Meetingkultur signifikant geändert. Durch Home-Office, Abstandsregeln und begrenzte Teilnehmeranzahl in Meetingräumen sind nun Online-Meetings kaum mehr wegzudenken. Die praktischen Vorzüge wurden schnell erkannt: Es muss im Vorfeld kein passender Meetingraum gebucht werden und die Wegezeiten entfallen, weshalb ein nahtloser Übergang zum Meeting möglich erscheint. Gleich vorweg, für uns haben Online-Meetings die gleiche Daseinsberechtigung wie Termine vor Ort. Dabei hat jedes dieser Formate seine Vor- und Nachteile und sollte situationsbedingt angewandt werden. Aber diese Sichtweise möchten wir hier nicht beleuchten. Insbesondere bei Online-Meetings fällt auf, dass die Teilnehmeranzahl inflationär ist. Es ist teilweise erschreckend, wie schnell ein Termin an immer mehr Personen weitergeleitet wird. Das Resultat ist ein aufgeblähter Termin bei dem es wenige Akteure und viele Statisten (der Traumwelt näher als dem Wachzustand) gibt.

Dazu mal ein kleines Rechenbeispiel: Ein Meeting, eine Stunde, 12 TeilnehmerInnen (4 Akteure, 8 Statisten), Stundensatz 100€ = (4*1*100) + (8*1*100) = 400€ + 800€ = 1.200€ à Sind die 800€ an Personalkosten für diese Tätigkeit sinnvoll investiert?

Wenn man ehrlich zu sich ist, kann man diese Frage nur mit „Nein“ beantworten. Im Projektmanagement ist Vorbereitung das A und O und das gilt auch für Abstimmungstermine. Daher sollte jede Terminorganisation mit folgenden Fragen beginnen: 1. Aus welchem Grund wird ein Termin benötigt? 2. Welches Ergebnis möchte ich am Ende des Termins erzielen? 3. Welche Informationen benötigen die Teilnehmer im Vorfeld, um sich vorzubereiten? 4. Welcher Personenkreis hilft mir dieses Ziel zu erreichen? 5. Welcher Personenkreis muss über das Ergebnis im Nachgang informiert werden?

Wenden wir diese Fragen auf unser Fallbeispiel an.

1. Eine kurze Beschreibung des Sachverhaltes im Betreff. 2. Was ist das Ziel des Termins und was muss entschieden werden. 3. Gib Deinen TeilnehmerInnen die Chance sich vorzubereiten und ggf. benötigte Informationen zu beschaffen. Sind Informationen aus vorhergegangenen Terminen erforderlich, verlinke diese in der Termineinladung. 4. Im Beispiel waren 12 Teilnehmer und 3 Entscheidungsträger. Hier wäre es mit Sicherheit logischer gewesen den Teilnehmerkreis auf die 2-3 Hauptakteure zu reduzieren 5. Du hast bereits festgestellt, dass das Ergebnis für weitere 9 Personen von Relevanz ist. Informiere diese über einen geeigneten und abgestimmten Weg. Wie über eine E-Mail, ein Protokoll oder einen Confluenceeintrag. Wobei unser präferierter Weg der Confluenceeintrag ist. Du siehst, wenn Du Dir 5 einfache Fragen im Vorfeld eines Termins stellst, kannst Du ganz einfach die Qualität erhöhen, Ressourcen sparen und Nerven schonen. Probiere es doch mal aus!