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So geht´s: Neue Mitarbeiter wirksam und zügig einarbeiten

Wir beleuchten die Erwartungen beider Seiten und empfehlen eine konkrete Vorgehensweise, damit neue Kollegen möglichst schnell ihre Tätigkeiten übernehmen können. Und dabei gilt: „Bei der Einarbeitung arbeitet hauptsächlicher einer – und das ist nicht der Neue!“

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Projekte oder in ein Unternehmen oft noch deutlich Luft nach oben hat. Hierbei gilt es zwei Seiten zu betrachten. Die des Unternehmens bzw. des Projekts und die der neu eingestellten Person:

  1. Die Unternehmens- bzw. Projektverantwortlichen haben Erwartungen, weil entweder eine Rolle nachbesetzt oder neu besetzt werden soll, die es zu erfüllen gilt. Gibt es keine Erwartungen, sollte konsequenterweise hinterfragt werden, ob eine Neueinstellung überhaupt erforderlich ist. Wir gehen folgend davon aus, dass dies erfüllt ist. Die wichtigen Faktoren der Erwartungen sind Ansprüche an Qualität, Leistungserbringung, Teamfähigkeit und ggf. auch noch weitere Aspekte wie der so oft zitierte „frische Wind“ bzw. „der Blick von außen“. Das entscheidende ist nun, dass diese Faktoren schnellstmöglich gewinnbringend genutzt werden können oder mit Buzz-Words: den Zeitpunkt des Return of Invest (ROI) asap zu erreichen.

  2. Die neu eingestellte Person hat auch Erwartungen, die es zu erfüllen gilt: qualitative Befähigung, offene, kollegiale Aufnahme und ein Vorschuss an Vertrauen. Und ja, eine neue Stelle zu besetzen ist meistens auch mit Ängsten verbunden Wir Menschen mögen Sicherheit.

Wie können nun diese beiden Seiten zusammengebracht werden und das so früh wie möglich? Aus unserer Erfahrung geht das nur im Bewusstsein, dass die Einarbeitung Zeit kostet und man sich diese nehmen muss. Doch ist es leider oft so, dass die neuen Kräfte zwar willkommen geheißen werden, aber dann doch auf sich allein gestellt bleiben. So kann es durchaus vorkommen, dass ein neues Teammitglied die ersten vier Wochen gar nicht weiß, was eigentlich getan werden soll. Frustration ist da schon vorprogrammiert. Auch die neu eingestellte Person sollte sich darüber im Klaren sein, dass es nicht immer perfekt laufen kann und die Welt auch nicht nur auf ihn bzw. sie gewartet hat. Oft kann es hier auch vorkommen, dass die eigentlich positive Eigenschaft des Enthusiasmus nach außen zu überheblich wirkt oder auch auf eine gewisse Art nerven kann. Deshalb ist es umso wichtiger, auf Projekt- bzw. Firmenseite klare Ziele und Strukturen zu formulieren, wobei nachfolgende Punkte helfen sollen.


So macht ihr euch startklar: Vorfragen klären, Paten bestellen, Ankunft planen


Wir raten zu folgender Vorgehensweise:

A – Ankunft planen: Mit der Entscheidung, dass eine Stelle mit einer neuen Person besetzten werden soll, egal ob Neubesetzung oder Ersatz, sind folgende Fragen zu betrachten und klar festzuhalten:

  • Wer ist der Pate oder die Patin? Hier muss es sich um eine Person handeln, mit der auch in Zukunft eine enge Zusammenarbeit erfolgen soll. Darüber hinaus sind Skills notwendig, die eine Wissensvermittlung ermöglichen, aber auch das Ankommen des Neulings positiv gestalten. Ist diese Entscheidung gefallen, gilt es ab diesem Zeitpunkt auch die benannte Person bei der weiteren Planung mit einzubinden.

  • Wie lange wird die Einarbeitung geplant bzw. wann soll diese abgeschlossen sein? Diese Frage gibt klar das Ziel vor und Ziele helfen uns allen bei der Orientierung. Hier muss der Pate / die Patin seine / ihre Expertise mit einbringen. Dabei hilft eine Orientierung an der 80/20 Regel orientieren. Wenn 80% erfüllt sind, dann ist die Einarbeitung auch abgeschlossen. Der Rest kommt von allein.

  • Wer sind die zukünftigen Kollegen? Hier empfiehlt sich eine Einordnung nach A/B/C: A sind dabei die wichtigsten Bezugspersonen inkl. Vorgesetzten bzw. Projektleiter sowie dem Paten. Da kommen noch drei weitere Personen hinzu. Hier gilt es Telefonnummer, E-Mail etc. zu notieren. Im Kreis der B-Personen fallen 5 bis 10 weitere wichtige Personen oder die Personen des Teams. Unter C fallen dann alle weiteren Personen, deren Namen man schon mal gehört haben sollte.

  • Wie verläuft der erste Tag? Der erste Eindruck zählt, wer kennt diesen Spruch nicht. So gilt es auch für den ersten Tag einen detaillierten Plan zu erstellen, was gemacht werden soll. An diesem Tag werden auch nur die Personen der Gruppe A vorgestellt – dafür aber richtig. Und nein, es gibt da kein: „Dann kann er / sie sich ja zwei Stunden mit sich selbst beschäftigen (Um Himmels willen, wir haben das schon so oft gehört, aber was soll man denn da machen?).“

  • Welche Berechtigungen / Hardware wird benötigt? Hier gilt es eine Liste zu erstellen, was zur Ausübung der Tätigkeit benötigt wird. Falls dies zentral gesteuert wird, so sollen diese Punkte rechtzeitig beantragt werden. Gibt es ein Identity Management System, dann hilft die Liste beim Beantragen der Rechte. Dies ist unbedingt für den ersten Tag einzuplanen!

  • Sind diese Punkte geklärt, so gilt es nun die beteiligten Personen zielgerichtet zu informieren bzw. Termine für sie einzustellen. Zudem muss der neue Mitarbeiter klar darüber informiert werden, wo und wann er sich einfinden soll und wer ihn empfängt. Bitte auch eine Telefonnummer angeben, wo man sich bei unvorhergesehenen Ereignissen (z. B. Stau) melden kann.


Neue Mitarbeiterinnen / Neue Mitarbeiter. Personen Gruppe A = Pate/Patin, Direkter Vorgesetzter, Projektleiter, +2 weitere Kollegen mit ständigen Kontakt / Personengruppe B: Personen mit enger Zusammenarbeit, Teammitglieder, Mitarbeite der Abteilung / Personengruppe C: Kunden, Benachbarte Abteilungen, sonstige Stakeholder


In den Flow kommen: Die Tage 1 bis 10 in der Detailbetrachtung

B – Bin da: Der erste Tag beginnt mit einer freundlichen Begrüßung und folgt dem zuvor ausgearbeiteten Plan. Ergebnis des ersten Tages sollte es sein:

  • die Basis für ein vertrauensvolles Zusammenarbeiten mit dem Paten / der Patin ist geschaffen,

  • die notwendigen Berechtigungen sind eingerichtet,

  • die Personen der Gruppe A sind bekannt und

  • die Abläufe der nächsten drei Tage wurden kommuniziert. Hier sollen auch Ziele formuliert werden, wie „Unser Ziel ist es, dass Du ab Donnerstag diese Tätigkeit dann schon selbst durchführst. Natürlich sehen wir am Ende nochmal drüber…“ Dies schafft Klarheit und gibt dem neuen Mitarbeiter aber eben auch das Gefühl, das in seine Fähigkeiten vertraut wird und verhindert zugleich, dass der Mitarbeiter sich selbst zu hohe Ziele steckt, die dem Fokus nicht dienen oder auch zu überheblich wirken können.

C – control (=steuern): Die Tage zwei bis zehn sollen davon geprägt sein, dass dem neuen Mitarbeiter 80 % des zukünftigen Arbeitsfeldes bekannt werden. Er muss diese noch nicht beherrschen, aber schon gesehen haben. Das hilft ihm dabei, einen Gesamtüberblick zu gewinnen. Aber der Reihe nach:

  • Tag 2 und 3: Kennenlernen der Personengruppe B. Übernahme der ersten Tätigkeiten in Eigenverantwortung. Spätestens jetzt müssen Berechtigung, Hardware und was noch benötigt wird vorhanden sein. Formel:

o 50% der Zeit: Zusammenarbeit mit Paten/Patin, Kennenlernen Personengrupp B o 20% Eigenständiges Arbeiten der ersten Aufgaben o 30% Selbststudium

  • Tag 4 und 5: Ziel dieser Tage ist, dass Große und Ganze zu verstehen. Der Mitarbeiter nimmt an allen relevanten Meetings teil.

o 30%: Zusammenarbeit mit Paten/ Patin o 30% Eigenständiges Arbeiten an den bereits übergebenen Aufgaben o 40% Selbststudium der Informationen, Hinterfragen (Einbringen des Blicks von außen)

  • Tag 6 bis 10: Die Aufgaben werden immer mehr eigenständig wahrgenommen. Ab hier sollten die ersten Aufgaben ohne Gegenkontrolle übernommen werden. Zudem wird der Kontakt zu Personen der Gruppe C nach und nach aufgenommen. Mit Gruppe A arbeitet man mittlerweile vertrauensvoll zusammen

o 20%: Zusammenarbeit mit Paten/ Patin: Kontrolle der übertragenen Aufgaben,

Lernen von Neuen o 50% - 70%: Eigenständiges Arbeiten, Teilnahme an Meetings, erste Innovationen einbringen

lassen. o 30% - 10%: Selbststudium, nun aber auch der umliegenden Felder wie Abteilungen

Geschäftsbereiche


Statistisch:  Tag 1 = 100% Gemeinsame mit Pate/Patin,  Tag 2 und 3 = 30% Selbststudium / 20% Eigenständiges Arbeiten / 50% Gemeinsam mit Pate/Patin, Tag 4 und 5 = 40% Selbststudium, 30% Eigenständiges Arbeiten, 30% Gemeinsam mit Pate/Patin,  Tag 6 - 10 = 20% Selbststudium / 60% Eigenständiges Arbeiten / 20% Gemeinsam mit Pate/Patin,  Folgend = 10% Selbststudium / 85% Eigenständiges Arbeiten / 5% Gemeinsam mit Pate/Patin

Fazit:

Wir wissen, dass dies ein eng gestrickter Ablauf ist, aber das Ziel muss es sein, dass schnellstmöglich eine Übernahme von Tätigkeiten stattfindet. Dies sorgt für einen schnellen ROI auf Unternehmensseite. Auf Seite der neu eingestellten Person erreichen wir ein Gefühl des „Ich bin willkommen und werde gebraucht“.

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