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Drei Praxistipps für erfolgreiche Online-Meetings

Verschlafene Gesichter und keine Ergebnisse? Hier erfährst Du, worauf Du bei Online-Meetings besonders achten solltest.

Ob Zoom, Teams oder GoToMeeting – Online-Meetings gehören zur digitalen Transformation wie verteilte Teams zum Großkonzern. Die Corona-Lage hat diese Entwicklung noch beschleunigt. Ich habe hier einige nützliche Tipps aufgelistet, die ich aus der eigenen Praxis und dem Austausch mit anderen professionellen Moderatoren mitgenommen habe.


Mir ist wichtig, dass die folgenden Hinweise für möglichst viele Organisatoren und Teilnehmer von Online-Meetings verwendbar sind. Daher fokussiere ich auch Tipps, die sich in nahezu jedem Setting umsetzen lassen. Schließlich gibt es genügend Organisationen/Unternehmen, bei denen IT- und Sicherheitsrichtlinien nur ganz bestimmte Arten von Meeting-Software zulassen.



Vorbereitung des Online-Meetings

Zunächst gilt das Gleiche wie für reale Meetings: Rechtzeitige Einladung, Agendapunkte mit Zeiten und – sofern erforderlich – eine dem Meetingziel entsprechend vorbereitete Präsentation. Zusätzlich sollte sichergestellt sein, dass der/die Moderatoren mit den benötigten Funktionen der Meeting-Software vertraut ist. Gleiches gilt für die Teilnehmer: Lieber noch einmal eine Kurzerklärung oder Übersichtfolie zu Beginn vorschalten, als mit unzufriedenen Teilnehmern in die Agenda starten. Daher ist insgesamt und gerade vor den ersten Zusammenkünften in einem neuen Digitalformat mit einem höheren Planungsaufwand zu rechnen. Um die Testläufe mit Meeting-Systemen, Breakout-Räumen und flankierenden virtuellen Kollaborationsplattformen auf Seiten des "Veranstalter-Teams" sauber zu erfassen, ist eine solide Vorplanung ratsam. Dazu eignet sich zum Beispiel unsere kostenlose PlaRoX-Planungshilfe.


Beziehungsmanagement sicherstellen

Gerade weil Online-Meetings über die Distanz stattfinden, ist es umso wichtiger, die Teilnehmer auch emotional einzubinden. So kann beispielsweise zu Beginn das klassische Blitzlicht („Mir geht es heute..“) eingesetzt werden. Gleiches gilt für die Verabschiedung – und wenn es nur ein einprägsames Schlußbild ist. An beiden Stellen wird mittlerweile gerne auch eine interaktive Menti-Umfrage eingesetzt ( www.menti.com ) – schließlich gilt: Alles, was in sinnvoller Weise hilft die „Dämmung durch Distanz“ abzuschwächen, sorgt für ein besseres Klima. Bitte berücksichtige auch, dass Online-Meetings nicht länger als maximal 90 Minuten gehen sollten, da Arbeitsfähigkeit und Aufmerksamkeit danach rapide abnehmen.


Engere Führung – Halt für alle

Trotz aller Vorteile fehlt dem Online-Meeting die tatsächliche Präsenz der Teilnehmer. Dadurch sind die Einflussmöglichkeiten des Moderators beschränkt und er kann sich Gruppendynamiken nicht in gewohnter Weise zu Nutze machen. Und: Nicht alles lässt sich mit einer virtuellen Swear-Box, in der für die nächste Echtwelt-Begegnung gesammelt wird, lösen. Kurz: Als Moderator musst Du eine Online-Besprechung engmaschiger führen. Hier gebe ich Dir zwei Beispiele für gelebte Autorität:

1. Wortmeldungen – Spätestens vor Beginn des Online-Meetings legst Du eine verbindliche Regel fest. Wenn Du alleine moderierst, empfiehlt sich eine klare Vereinbarung über Ort und Form der Wortmeldung. In der Praxis bewährt: Wer sich zu einem Redebeitrag anmelden möchte, schreibt „XXX“ in den Chat.


2. Redezeit – Neben der vorab vereinbarten Beitragszeit in Relation zum in der Agenda vorgesehen Diskussionszeitraum, solltest Du als Moderator darauf vorbereitet sein, den Redner optisch und akustisch auf das (nahende) Ende seiner Redezeit hinzuweisen. Viele Online-Meeting-Tools bieten auswechselbare, virtuelle Hintergründe. Lege Dir zuvor ein paar höflich-witzige Timeout-Bilder zu Recht, um die Regeleinhaltung gekonnt anzumahnen. Keine Möglichkeit Bilder einzublenden? Dann darf es auch gern ein knackiger Soundeffekt sein.



Teilhabe für alle - Basics beachten!

Natürlich sind virtuelle Whiteboards, Breakout-Rooms und interaktive Gathering-Areas Teil der Meeting-Zukunft. Diese Lösungen werden konstant weiterentwickelt und sind auch schon bei einigen Unternehmen im Einsatz. Doch ihr Nutzen ist abhängig von Teilnehmerzahl, Verbindungsqualität und vor allem vom Verständnis der Adressaten.

Während mittlerweile Kinder im Grundschulalter bereits versiert Jitsi-Meetings durchziehen, hat nicht jeder Kollege in seinem Berufsleben schon eine vergleichbare Erfahrung gemacht.

Insofern entscheiden nicht digitale Rummelplatz-Attraktionen, sondern das Meeting-Basiswissen über den Erfolg: Gleicher Informationsstand für alle, klare Regeln beim Erarbeiten, Ergebnissicherung.

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